Colombia - Evaluación del Proceso de Evaluación y Certifiación de las Competencias Laborales
ID de Referencia | DNP-DSEPP-PECCL-2012 |
Año | 2012 |
País | Colombia |
Productor(es) | Departamento Nacional de Planeación - DNP |
Colección(es) | |
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Creado el | Jul 22, 2015 |
Última modificación | Aug 31, 2015 |
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Procesamiento de datos
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TRABAJO DE CAMPO DE ENCUESTAS
A continuación se describe el operativo de campo a realizar para la recolección de encuestas, tanto a personas como a empresas que han estado vinculadas al PECCL.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PARA EL TRABAJO DE CAMPO Y ACTIVIDADES DE CADA INSTANCIA
El proyecto contará con las siguientes instancias en lo que se refiere al trabajo de campo:
La dirección operativa será responsable de asesorar todas las actividades relacionadas con el diseño operativo y logístico para la ejecución del proyecto, la diagramación de formularios y la elaboración de manuales para la recolección de datos y el sistema de capacitación. Se encargará, de hacer el seguimiento al cronograma de actividades, de ejercer las tareas relacionadas con el aseguramiento de la calidad, de mantener una relación permanente con el comité técnico, y de la coordinación de los informes relacionados con el trabajo de campo. De la dirección operativa dependerán el director de gestión de datos, y la coordinación de procesamiento y depuración de la información.
La dirección de gestión de datos será responsable de las actividades relacionadas con el diseño operativo y logístico para la ejecución del proyecto, la diagramación del formulario y la elaboración de manuales, y el sistema de capacitación. Se encargará de dirigir los procesos de recolección, de depuración de la información, y de la presentación de los informes relacionados con el trabajo de campo. Tendrá a su cargo también, la capacitación y selección del personal, la planificación detallada del operativo, la supervisión técnica y el seguimiento del aseguramiento de calidad y cumplimiento del trabajo de campo.
La coordinación de procesamiento tendrá bajo su responsabilidad las actividades relacionadas con la preparación de los programas de captura (diseño de formularios digitales), validación, y verificación de consistencia de formularios y la construcción de tablas de datos. Además de la asesoría permanente al personal en campo en cuanto al programa de captura.
Los supervisores de grupo tendrán a su cargo la coordinación del trabajo de los entrevistadores(as), serán sus jefes directos y desempeñarán las actividades de control de calidad a través del acompañamiento, verificación y revisión de formularios. La jurisdicción de cada supervisor(a) estará circunscrita a la ruta asignada, en donde será responsable de la asignación de trabajo a los entrevistadores(as), el control de cobertura de la encuesta y de la calidad de la información. Sus funciones son:
1. Garantizar que se encuesten a todos los beneficiarios y/o empresas según la muestra establecida para cada uno de los grupos.
2. Apoyar la gestión para la localización de las empresas y los beneficiarios.
3. Ejecutar la programación del cronograma conforme a lo planeado. Organizando su trabajo para cumplir con las fechas y número de encuestas asignadas.
4. Asignar trabajo a los entrevistadores, de manera que se logre el rendimiento establecido para este proyecto, para lo cual tendrá un computador de dotación en el que se cargará la información muestral necesaria para el control de cobertura, y en él se descargará diariamente la información obtenida por los(as) entrevistadores(as) la cual será sometida a control de calidad mediante visitas o llamadas de verificación de datos.
5. Transmitir semanalmente vía Internet los archivos correspondientes a información de las encuestas recolectadas por su grupo.
6. Presentará reportes semanales al director de gestión de datos, sobre el desarrollo del proyecto, para hacer el monitoreo correspondiente, así como los casos especiales que se presenten durante el levantamiento de información, tanto en lo relacionado con situaciones de la muestra, dificultades o problemas que afecten el correcto desarrollo del trabajo.
7. Revisar con frecuencia la dirección electrónica que
8. Retroalimentar al grupo de entrevistadores, con base en los resultados obtenidos de la aplicación de las técnicas de supervisión.
9. Definir estrategias orientadas a sortear problemas de inseguridad y otras eventualidades que pueden tener impacto en el proyecto, conjuntamente con el grupo de entrevistadores y de ser necesario con la dirección de gestión de datos.
10. Reportar de forma inmediata a la dirección de gestión de datos y al coordinador de procesamiento las dificultades que se presentan en el programa de captura o en los aplicativos para la generación de reportes o para la revisión de los formularios, de forma que se realicen los ajustes pertinentes en el menor tiempo posible.
11. Presentar un informe sobre los resultados de las encuestas en su grupo.
Los entrevistadores serán los responsables de obtener la información entrevistando directamente al informante idóneo en las empresas seleccionadas así como a los beneficiarios del proceso. En cumplimiento de sus funciones el entrevistador(a) depende directamente del supervisor(a) y es el directo responsable de la información obtenida en campo, desarrollando las siguientes actividades. Desarrollará las siguientes actividades como parte de su trabajo:
1. Cada entrevistador tendrá un DMC con el software de captura y validación, en el cual se cargará la información muestral de las empresas y/o personas que se le asignen. No obstante lo anterior, como previsión para los casos en que sea imposible la utilización de DMC (por razones de seguridad, climáticas, problemas de energía eléctrica, pérdida o daño de equipos), se llevará una reserva de formularios impresos, los cuales serían diligenciados por el entrevistador(a), revisados por el supervisor y digitados posteriormente (en terreno).
2. Localizar y visitar las direcciones de la muestra y entrevistar las personas y/o empresas que le haya asignado el supervisor y que él o ella hayan organizado en una agenda de visitas.
3. Una vez le han sido asignados las personas y/o empresas de la muestra, cada entrevistador(a) tendrá que hacer el contacto previo y en la medida de lo posible lograr una cita para una fecha y hora determinada, la cual consignará en un formato de agenda.
4. Al llegar a la empresa o negocio debe escoger el informante idóneo, para diligenciar mediante entrevista directa el formulario de encuesta, de acuerdo con las normas del manual de recolección y de este documento. En cuanto a los beneficiarios deberá cerciorarse de que si es la persona que aparece en el listado de muestra.
5. Diariamente cada entrevistador(a) descargará las encuestas completas de su DMC al computador del supervisor, quien aplicará las técnicas programadas para verificar la calidad de la información recolectada por su grupo; y de forma rutinaria hará el control de cobertura, para lo cual hará un seguimiento sobre el estado de la encuesta en cada unidad de observación en lo referente al número de visitas realizadas y al resultado de las mismas.
6. Hacer en las memorias SD copia de respaldo de todos y cada uno de los hogares entrevistados.
7. Sin importar el lugar donde se realizará la entrevista, debe contar con condiciones de privacidad, que garanticen en general, pero especialmente en los capítulos donde se requiera.
8. Portar adecuadamente el carné que lo(a) acredita como entrevistador(a) del estudio y debe llevar siempre la carta de presentación expedida por el DNP o el SENA, que lo (la) respalda como miembro del grupo de recolección.
9. Hacer las correcciones indicadas por el supervisor regresando para ello a la empresa o contactando nuevamente al beneficiario, si esto fuera necesario.
10. Observar las pautas de conductas que se describen a continuación y seguir las indicaciones que el supervisor de grupo realice acerca de su trabajo.
* Como representante del cliente y de la unión temporal debe mostrar un comportamiento que haga honor a estas instituciones.
* realiza su trabajo con seriedad y profesionalismo sus conocimientos serán reconocidos por las personas que entreviste y por los supervisores, y estará garantizada la calidad de la información.
* Recordar que la información suministrada por los entrevistados es confidencial. En este sentido no debe divulgar, repetir o comentar la información dada por el entrevistado, ni mostrar formularios que haya diligenciado excepto a su supervisor. Tampoco debe llevar acompañantes ajenos al equipo de trabajo en el momento de hacer la entrevista.
* De igual manera, será contraproducente el comportamiento deshonesto o mediocre y la conducta desordenada o irrespetuosa con la comunidad.
* Por último, el entrevistador debe visitar las viviendas o empresas teniendo una adecuada presentación personal, evitando los extremos, es decir, el desaliño o la excesiva elegancia. La indumentaria debe adecuarse al estrato socio económico donde se está trabajando, no olvide que éste es un factor clave para obtener la colaboración de los entrevistados y del que dependerá en buena parte el éxito de la entrevista y la calidad de la información obtenida.
FORMATOS DE APOYO PARA EL TRABAJAO DE CAMPO
Para apoyar el operativo de campo se diseñarán los siguientes formatos:
* Formato 1 - Agenda y Control de Visitas: Cuyo objetivo es llevar el control de los resultados de cada uno de los registros de la muestra (confirmación de datos de ubicación, fecha, hora, resultado y observaciones) y constatar que el entrevistador fue personalmente a realizar cada una de las encuestas.
* Formato 2 - Técnicas de Supervisión: Aunque el programa de captura controla los pases, filtros, omisiones, e inconsistencias entre variables, se pueden detectar errores en rangos, filtros, pases, o datos que puedan generar dudas durante la revisión de la información por parte de los supervisores, dichos errores o inconsistencias detectadas, se registrarán en este formato
* Formato 3 - Diario de Visitas: Cada encuestador llevará un cuadro en Excel en el cual registrará la gestión realizada en el día, en cuanto a llamadas y visitas.
DESCRIPCIÓN DEL OPERATIVO DE CAMPO
La programación definitiva del operativo de campo dependerá de la instrumentalización de la muestra, la cual se puede realizar tras la selección y verificación (de ubicación) de la muestra a nivel de microdato (muestra de lista). Sin embargo, se puede mencionar, en términos generales, el operativo previsto.
CONFORMACIÓN DE GRUPOS PARA EL TRABAJAO DE CAMPO
Para adelantar el trabajo de campo se conformarán grupos de 4 encuestadores por cada supervisor. En total se tendrán 4 grupos y 16 encuestadores. Todos ellos dependerán directamente del Director de Gestión de Datos que SEI s.a. designe para el proyecto, quien, como su nombre lo indica, liderará los grupos en campo y servirá como enlace entre éstos y la Dirección del Proyecto, controlando el trabajo de campo mediante la implementación, entre otras cosas, de un esquema de verificación telefónica tanto de la gestión como de la recolección.
El número de personas se estableció con base en los rendimientos estimados, y con el fin de calcular el presupuesto, pero este esquema y el personal requerido se ajustarán según los resultados de la Prueba Piloto.
ESQUEMA OPERATIVO
Teniendo en cuenta estos aspectos y todo el contexto del estudio, el desarrollo del trabajo en cada ruta se resume de manera general, así:
1. El supervisor responsable del grupo recibirá un cronograma de trabajo. En su computadora, encontrará la muestra correspondiente y recibirá además la cartografía urbana del municipio.
2. Al llegar al municipio el supervisor se presentará a las autoridades pertinentes para informarles sobre el proyecto y solicitar su colaboración. En el caso de beneficiarios localizados en zonas consideradas de riesgo, debe solicitar información sobre las condiciones de orden público y confirmar o verificar la localización y forma de acceso a éstos, ya que para organizar la recolección es importante contar con datos actualizados.
3. Es importante llevar una carta de presentación del proyecto firmada por el DNP o por una entidad designada por éste, que brinde suficiente respaldo al personal de campo.
4. El supervisor se encargará de organizar el trabajo de su grupo asignando a sus encuestadores(as) las unidades de observación que cada uno debe visitar, teniendo en cuenta su localización dentro del municipio para optimizar el uso de los recursos.
5. Una vez seleccionada la muestra cada encuestador visitará las unidades de observación a su cargo. Para el caso de los beneficiarios deberá hacer la gestión que le permita contactarlo directamente visitando su vivienda y, en caso de no encontrarlo, obteniendo datos actualizados de contacto. Para las empresas, deberá gestionar cita con la persona encargada de recursos humanos o quien sea responsable del tema de certificación laboral.
6. Una vez se logre el contacto con el informante idóneo, el entrevistador debe proceder a abordarlo para, mediante entrevista cara a cara, realizar el diligenciamiento del formulario. Si la persona seleccionada no se encuentra presente, deberá indagar por la fecha y hora más cercana en que pueda localizarla y concretará una cita.
7. Cada supervisor aplicará las técnicas programadas para verificar la calidad de la información recolectada por su grupo; y de rutina controlará la cobertura, para lo cual hará un seguimiento sobre el estado de la encuesta en cada unidad de observación en lo referente al número de visitas realizadas y al resultado de las mismas.
8. La cobertura se controlará a nivel de cada tipo de unidad de observación. Para este caso beneficiarios y empresas
9. Los casos en los cuales resulte imposible obtener una encuesta completa se codificarán según la causa (entrevista incompleta, rechazo, ausencia, imposibilidad de localizar el hogar, etc.), con el fin de generar frecuencias de respuestas nulas y los indicadores previstos desde la tabla de datos para el control de cobertura que se explica más adelante.
10. Con la información obtenida en cada unidad de observación, copiada en el computador del supervisor, el sistema formará un solo archivo agregado por municipio.
11. Periódicamente el supervisor enviará la información disponible en medio magnético a Bogotá. Igualmente, enviará los materiales de muestra actualizados y formatos de control que se hayan diligenciado en el municipio y un reporte de resultados en medio magnético. Se llevará un control estricto de la información que estará asociado a la tabla de datos de control de cobertura construida por la consultoría a partir de los directorios de la muestra y de los resultados de entrevista.
12. Este reporte será generado por medio del software de control de calidad que producirá un cuadro de resultados de entrevista por encuestador (tasas de respuesta según causas), e indicadores sobre los niveles de aplicación de las diferentes técnicas de supervisión aplicadas.
13. En Bogotá se organizará un archivo que garantice el almacenamiento seguro y conveniente de las tablas de datos.
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE RECOLECCIÓN
El proyecto contará con funcionarios de planta de la Unión Temporal a nivel de dirección y de coordinación del trabajo de recolección y con personal temporal para los cargos de supervisor y encuestador.
En principio el requisito mínimo para encuestadores es tener bachillerato aprobado, aunque es deseable y por tanto se dará prelación a aquellos que tengan experiencia en encuestas socioeconómicas y de no contar con ésta se preferirán personas con estudios de carácter técnico, tecnológico o profesional. En cualquier caso el candidato debe disponer de tiempo completo para el proyecto y de disposición para viajar en caso que así se requiera, e igualmente demostrar, una vez capacitado, el manejo adecuado de la aplicación de captura instalada en el DMC.
Para la supervisión en campo se dará prelación a personas con experiencia en supervisión de operativos de campo y diligenciamiento de encuestas de hogares.
El reclutamiento es el proceso de identificar e interesar candidatos aptos para los cargos del proyecto. La labor se inicia identificando las principales fuentes de donde provendrá el personal necesario; para optimizar los recursos se convocará personal que cumpla el perfil. En cualquiera de los casos las fuentes son de dos clases: internas (siendo la principal la Bitácora Digital, que es un sistema de información de SEI s. a., en el cual se almacena la información de las personas que han trabajado con las firma con sus certificaciones de experiencia y formación académica) y externas como por ejemplo, convocatorias mediante sitios de Internet, o en universidades.
La capacitación se dictará a nivel central por considerar que la atomización de los grupos de capacitación trae consigo pérdida de unidad de criterio y mayor posibilidad de introducción de error. En el caso del personal de supervisión, la firma prefiere contar con personal de confianza y experimentado para esta labor.
La convocatoria se refiere a la invitación que se hace a los candidatos para que envíen sus hojas de vida a las oficinas de SEI s. a. con los respectivos soportes. Este proceso se hace a través de la aplicación “Sistema de Hojas de Vida” el cual es un sistema diseñado bajo un entorno WEB, al que se puede acceder por medio de la red interna de la empresa (Intranet) o a través del link “Trabaje con SEI” de la página de la firma www.sei-consultores.com.co
Además del análisis de las hojas de vida y la exigencia de requisitos, los candidatos serán sometidos a pruebas de evaluación durante el curso de capacitación, las cuales se constituyen en importante parámetro de selección.
La capacitación para supervisores incluirá sesiones adicionales sobre sus funciones específicas y los procedimientos de campo, el control de calidad y cobertura de las encuestas, y el uso tanto de los DMC como de los portátiles y de los aplicativos para el control de la encuesta.
Dentro del SGC de SEI s. a. se verifica la suficiencia de la capacitación a través de la consulta al personal que está siendo entrenado, de esta manera si se detecta que han quedado dudas o se requiere profundización se pueden implementar refuerzos de forma contingente.
La selección de encuestadores se hará con base en prácticas de terreno y pruebas aplicadas durante el curso de capacitación. Se apoyará en ayudas visuales y ejercicios preparados por la consultoría, y tendrá como objetivos:
· Conocer el contexto del estudio.
· Lograr unidad de criterios en la interpretación de variables del formulario.
· Manejar adecuadamente el formulario.
· Aplicar correctamente los test.
· Familiarizar al personal en la utilización de formatos digitales y en la revisión de la información por este medio.
· Reducir los errores de observación durante las entrevistas.
· Lograr un buen nivel de compromiso del personal con el proyecto a través de la motivación y la comprensión de sus objetivos e importancia para el DNP y para el país.